איך להתנהל בצורה פרודוקטיבית יותר בעסק ובחיים בכלל? הכירו את שיטת gtd.

במסגרת השאיפה התמידית שלנו למצוא ערך מוסף שיעזור לכם, כבעלי עסקים, להתנהל בצורה טובה וחכמה בעסק, חברנו לנועה גורדון פרייזלר, ועידית משה, נציגות שיטת gtd בישראל, שמלמדות איך להתנהל בצורה פרודוקטיבית בחיי היומיום, ועוזרות לאנשים לסיים יותר משימות ולהכניס עוד עשייה לחיים, מבלי להרגיש עומס.

מוזמנים להכיר את השיטה קצת יותר לעומק, ולקבל כמה טיפים חשובים להתנהלות.

פרודוקטיביות היא שם המשחק

איך הכל התחיל

נועה ועידית נפגשו בשיעור ביולוגיה בתיכון, ומאז הן חברות.   

לפני כמה שנים, שתיהן חיפשו לעשות שינוי בחיים. "מתוך מודעות לכך שהעולם משתנה בעצמו" הן מספרות, "התחלנו לחקור את עולם העבודה והמיומנויות הנדרשות לעולם העבודה החדש. הגענו למושגים כמו גיג אקונומי, כלכלה משותפת, וקראנו המון מחקרים וספרים, ובסוף הגענו למסקנה, שאחת המיומנויות החסרות כאן היא פרודוקטיביות. יש הרבה סדנאות של ניהול זמן, אבל לא מצאנו שהן מובילות לפריצות דרך אמיתיות. בעצם הבנו שיש מחסור בלימוד מיומנויות, לא מלמדים את ה-איך, אלא רק את ה-מה". 

עידית נזכרה במתודולוגיה gtd, שהכירו לה בזמנו, והן החליטו לחפש את דייויד אלן, הוגה השיטה. במהלך החיפושים התברר להן כי אלן נחשב לבכיר חוקרי הפרודוקטיביות בעולם, והביקוש לשיטה הולך וגובר, כיוון שמדובר במיינסט שהוא תמיד רלוונטי - ללמוד לקבל החלטות לגבי דרך העבודה שלנו.

כיום, הן מגדירות את עצמן כחוקרות, לומדות, ומלמדות פרודוקטיביות באונליין ובסדנאות מעשיות, מוסמכות בשיטת gtd -  getting things done ומייצגות אותה באופן בלעדי בישראל. 

תוכניות ההדרכה שלהן מודולריות, ונוגעות בכל הפרמטרים של פרודוקטיביות, במטרה להביא יותר רוגע, איזון, שליטה ובעיקר – הנאה מהעשייה השוטפת – כמו שכל אחד ואחת רוצים להכניס לחיים.  

ספרו קצת על השיטה

"שיטת gtd פותחה ע"י דיויד אלן, יועץ ניהולי, סופר, ומרצה, לאחר מעל 35 שנות מחקר וליווי מנהלים בתחום הפרודוקטיביות. הספר שכתב, " Getting Things Done", הפך לרב מכר בינלאומי, תורגם ל -28 שפות, נמכר במיליוני עותקים, והפך לסדנה מעשית לשינוי הרגלים אותה מלמדים מוסמכי השיטה ב-93 מדינות ברחבי העולם. פרודוקטיביות עבורנו היא היכולות להשיג יותר תוצאות בפחות מאמץ. במציאות של העידן דיגיטלי, בשגרה של הסחה תמידית, אנחנו נדרשים לסנכרן ולנהל מידע ללא הפסקה ולהפוך אותו למשימות, פרויקטים ותוכניות ביומן". 

לפי gtd - יומן זה בעצם רשימה של דברים שצריכים לקרות. וכשאנחנו רוצים להכניס משהו לחיים, צריך לבדוק אם יש לזה מסגרת זמן, ולשבץ בהתאם, גם אם מדובר ברמה האישית ולא רק מקצועית.

"אנחנו שומעות בסדנה על בני זוג שמתחילים לשבת על יומנים במהלך השבוע" הן מספרות,  "החיים מורכבים, וזה הכוח של gtd, כיוון שהיא מביאה פתרון פשוט, לחיים שהם מורכבים".

"לי למשל, יש הרבה עשייה. אני עושה הרבה פעילויות במהלך השבוע" אומרת עידית,"בפועל אני מכניסה כל הזמן עוד ועוד דברים, ואין לי חוויית עומס, אני מספיקה הכל".  

וואו, איך עושים את זה?

"הרעיון הוא שהחוויה מהעשייה היא מאוד גדולה ב gtd- קודם כל צריך למפות ולראות מאיפה מגיע המידע, מה עושים איתו, ומשם מתחילים להתקדם.

אם מצאתי משהו שאני רוצה לעשות ומעניין אותי, ב-gtd, לפני העשייה אנחנו קודם נבין מה זה, מה חשוב בו, מי צריך לעשות אותו, מתי לעשות אותו, למה אני רוצה לעשות אותו, לאן אני לוקחת את זה, האם זה פרויקט ארוך, ואז כשמגיעים לעשייה עצמה, הכל הרבה יותר ברור.

הרעיון הוא לשנות את המיינדסט. מגיע משהו חדש לחיים שלך - רעיון, מייל, הודעה, תכנון ארוחה לחג - בדכ אנחנו פשוט עושים על זה סנוז. אבל אם לא עשינו עם זה משהו מיד, אנחנו זורקים את זה החוצה מהמחשבות, וב-gtd, כל דבר שנכנס עובר לצינור שממנו תצא החלטה לגבי הדבר הזה.

ברגע שנכנס משהו חדש אני שואלת את עצמי, כבר במגע הראשוני, איך להתקדם איתו, וכבר באותו רגע מחליטה מה לעשות עם זה. אפילו החשבונות שאני מקבלת על בסיס יומיומי לא נערמות סתם על השולחן או בתיבת המייל, אלא נזרקות לקופסה ייעודית ועוברות כל חודשיים לרו"ח.

אנחנו מלמדות את הפילוסופיה שעומדת מאחורי כל העשייה הזאת. בעצם כל היום אנחנו בתיעדוף".

אז איך יודעים לתעדף? 

"אין תשובה אחת, צריך לראות את הכל, וצריך להיות מספיק אמיצים להחליט מה כן ומה לא, ויש הרבה דברים שאנחנו חושבים שאנחנו רוצים. מדובר ממש על שינוי הרגלים. 

היום אנחנו מכניסים הרבה מאוד דברים לחיים במהלך היום. הכל מאוד מורכב, מידע נכנס מהר, שינויים קורים מהר, צריך שתהיה היכולת להתגמש ולנהל את המורכבות, ומצד שני, הכלי הזה של gtd שהוא מאוד פשוט וסכמתי - עוזר לנו לנהל גם מציאות מורכבת של שיטה פשוטה בחמישה צעדים.

מהם עקרונות השיטה?

מטרת השיטה, היא להיות מפת דרכים להשגת יותר מיקוד, יותר איזון ויותר יצירתיות.  

איך עושים את זה? באמצעות אימון המוח להרגלים של איסוף הדברים שצצים בראש, וארגון שלהם בסוג של "מוח חיצוני", ניהול המשימות ויצירת שגרות אישיות למעקב שיטתי ונינוח.  

השיטה מבוססת על חמישה צעדים לטיפול בכל דבר שנכנס: 

1. איסוף

2. בהירות

3. ארגון

4. שיקוף

5. עשיה

בכל אחד מהצעדים יש עקרונות ליישום מוצלח, ממוקד, ויעיל, איתו אפשר לטפל בכל פריט, מחשבה או רעיון ולהתמודד בהצלחה עם עומס המידע והמשימות שמטרטרות בראש.

למי השיטה הזאת יכולה לעזור בעצם?

לכל מי שרוצה יותר שקט בראש, איזון ושליטה. לא משנה מה פורמט העבודה שלך – עצמאי או שכיר, ולא משנה מה האתגרים שלך – ניהול החיים האישיים, העסקיים, או האיזון בין השניים. נקודת הפתיחה יכולה להיות שונה, וזה ממש לא משנה.

"אני למשל, ממש יצירתית, ונועה מאוד צריכה סדר ושגרה, והיה חסר לה לראות דברים מגבוה יותר" משתפת עידית, "בצעדים של השיטה, איפה שאני הייתי צריכה יותר מבנה, היא היתה צריכה יותר שיקוף של תמונה רחבה (הצעד הרביעי) - להסתכל על התמונה הרחבה של מה עשיתי ומה נותר לי לעשות".

לטענתן, מדובר בשיטה המשנה חיים לאנשים. גם לאנשים משימתיים ומסודרים, שחיים מיום ליום ועושים משימות ומטלות, כיוון שהיא מאפשרת להם את הזכות לראות את הדברים לא רק על בסיס יומי, אלא גם על בסיס חודשי או שבועי, או לאורך פרויקט שנתי, שמחלקים אותו למשימות קטנות הנגזרות מהדברים הגבוהים יותר.

"כאן יש מקום באמת לכולם. הגיעו אלינו אנשים מכל סגנונות הקשת הרחבה, אנשים סופר מסודרים או סופר בלגניסטים, מכל המקצועות. זה נוגע בעולם של כולם, כל אחד יכול להפיק מזה משמעות ויתרון והרבה חוזקה.

לדוגמה, מישהי היתה בסדנה ואמרה שחסרות לה 4 שעות לסיום קורס אונליין, שהיא לא מצליחה לסיים כבר תקופה. עכשיו, לפי הסטטיסטיקה, רק 4% ממי שמתחיל קורס אונליין באמת יסיים אותו. יומיים אחרי הסדנה היא העלתה פוסט עם תעודת גמר מהקורס. זה מסתמך על "למה כדאי לי".

מה האתגרים שהשיטה פותרת לאנשים בהתנהלות העסקית? 

"השיטה עוזרת לעשות סדר בראש, ומלמדת טכניקה לסנכרון מידע שמגיע בערוצים שונים. זה מאוד מחזק את המשמעת העצמית".  

האם אפשר ללמוד את השיטה באופן עצמאי או שזה מחייב הנחייה?

"כמו כל דבר חדש שרוצים להכניס לחיים – יש מגוון דרכים ללמוד ולהטמיע.  בכל דרך יהיו יתרונות וגם חסרונות. 

ניתן ללמוד עצמאית – דרך הספר או דרך מגוון התכנים שיש ברשת, ויכול להיות שתהליך ההטמעה יהיה מאתגר, אבל זה בהחלט יכול לעבוד עם משמעת עצמית ועקביות. 

במה שונה הלימוד בסדנה? אנחנו מספקות מסגרת אישית מחייבת ללמידה. 

האקדמיה של דיוויד אלן בנתה את תהליך ההטמעה שעובד למשתתפים ברחבי העולם, הבנוי מ- 4 מפגשי למידה אונליין, ואחריהם תוכנית הטמעה עם אפליקציית תוכן ייחודית בשילוב הספר "לגרום לדברים לקרות". 

אפשר ללמוד לבד, אבל רוב האנשים לא באמת מסיימים את הקורסים כשהם מנסים ללמוד לבד.

ההמלצה היא לא להתחיל מהספר ללימוד עצמאי, כי שם פשוט הכל מרוכז יחד, אבל במציאות זה נושא מאוד רגשי ועמוק, מדברים על פרדיגמות ואמונות מגבילות, אז צריך לעבור איזושהי דרך.

אפשר ללמוד גם מסרטונים, אבל השאלה מה יהיה הקצב ומה התוצאות - יש פה יתרונות וחסרונות, כמו בכל דבר. בסדנה אנחנו פשוט מבטיחות מסגרת וליווי, ומדובר בתהליך שלם כולל סגירה והטמעה, אז קל לוודא הצלחה".

טיפ מעשי להתנהלות פרודוקטיבית

קבלו במתנה את המדריך הפרודוקטיבי של gtd לשליטה ב-WhatsApp,  משהו שיכול לעזור לכל אחד מאיתנו להתנהל בצורה יותר יעילה ככה בחיי היומיום. 

- לצפייה במדריך הפרודוקטיבי לשליטה ב-WhatsApp לחצו כאן -

ולסיכום - הזמנה לוובינר מיוחד עם gtd

אם זה עשה לכם חשק ללמוד להתנהל יותר נכון בעסק, או בחיים עצמם, נועה ועידית יתארחו אצלנו בוובינר בנושא, ויתנו עוד טיפים חשובים. זה קורה ביום חמישי 11.11, בשעה 14:00, זה חינמי, וכאן בקישור אפשר להירשם. אתם ממש מוזמנים להצטרף!!

 - לפרטים והרשמה לוובינר לחצו כאן -

לפרטים נוספים על שיטת gtd, ועוד טיפים וכלים חשובים, מוזמנים להיכנס לדף הפייסבוק של gtd ישראל.