אם רק היה מישהו שיודיע לי…

“אם רק היו מודיעים לי, היה אפשר…” בטוח יצא לכם פעם להגיד את המשפט הזה ואז להשלים אותו עם – “להשאיר את הלקוח”, “לסגור את העסקה”, וכו’.

בין אם אתם בעלי עסק, מנהלים, או עובדים, בהרבה מהמקרים ה”אם רק היו מודיעים לי” הזה, קשור לעובדה שהלקוח שלכם עשה משהו ולא ידעתם עליו בכלל, או שמהרגע שהוא עשה את זה ועד שזה הגיע אליכם – כבר היה מאוחר מדי.
כדי שהכל יעבוד כמו שצריך ולא תמצאו את עצמכם מחזיקים את הראש בייאוש ומצטערים שחבל ש”לא ידעתם”- מומלץ שיהיה מנגנון כלשהו שיאפשר לכם לדעת מה קורה, גם אם זה קורה שלא בפניכם. 

כשהלקוח פונה או משאיר הודעה, קל לנו לתת מענה, לפתור בעיות, לשווק או למכור. אבל מה עושים כשמדובר במסע אוטומטי? כשאנחנו לא נוכחים, והלקוח עובד מול המערכת באופן עצמאי, או למשל כשהתבצעה פעולה בדף הנחיתה או במכתב, וזה דורש מאיתנו להגיב בצורה כלשהי?

נגיד שהלקוח נטש את דף הסליקה באמצע התשלום, ואנחנו בכל זאת רוצים לשמר אותו או ליצור איתו קשר כדי להבין מה בדיוק הסיבה, או שהוא סימן שהוא מתגורר באזור מסוים בארץ, וזה אומר שהמנהל האזורי הרלוונטי צריך להיות איתו בקשר למסירת פרטים, איך נעשה את זה? איך נדע שהלקוח ביצע את הפעולה?!

באוטומציה כמו באוטומציה – הכל אפשרי. טוב נו, עדיין לא הכל. אבל, בדיוק בשביל הצורך הזה קיימת במערכת האפשרות להוסיף “התראת מנהל”!
התראת מנהל זהו אלמנט המאפשר לנו לשלוח מידע של אנשי קשר, לאיש קשר נוסף (עובד, שותף, מנהל זוטר, לעצמנו, וכיוב’) בכל שלב שנמצא לנכון בתהליך שבנינו.

בהגדרות ההתראה, כותבים את סיבת ההודעה, ומדוע היא מועברת, ומוסיפים  מידע רלוונטי על איש הקשר ופרטי התקשרות. אה, ואת כל זה מגדירים פעם אחת והמערכת עושה באופן אוטומטי, כן? שלא תטעו לרגע ותחשבו שזה משהו שאתם צריכים לעשות כל פעם מחדש. ברגע שהגדרתם את זה בתהליך האוטומציה – זה יעבוד לבד.

אז איך מגדירים התראת מנהל באוטומציה? 

ניקח לדוגמא מקרה של נרשם מדף נחיתה, שנשלח אליו מייל תודה, אך הכתובת שהקליד אינה תקינה, והאחראי מקבל על כך התראה כדי להתקשר אליו ולבצע טיוב נתונים.

נתחיל מהגדרת הטריגר – הרשמה מדף נחיתה

לאחר מילוי הטופס בדף הנחיתה, נוסיף שליחת מייל תודה על ההרשמה, בו נגדיר שליחה אוטומטית בהתאם לכתובת המייל שהנרשם ציין בדף הנחיתה.

בשלב הבא, אנחנו רוצים לוודא טיוב נתונים לאנשים שמילאו כתובת מייל שגויה, ולכן נגדיר התראת מנהל במידה ושליחת המייל נכשלה.

ועכשיו, ניכנס לתוך הגדרת ההתראה ונמלא את הפרטים של מי שאמור לחזור אל הלקוח (הנמען, שצריך כמובן להיות מוגדר כאיש קשר בחשבון שלנו), ואת אופן קבלת ההודעה (מייל או סמס) – מומלץ להחליט על אופן קבלת ההודעה בהתאם לאופי העבודה של המקבל (אם זה לטיפול כאן ועכשיו – נעדיף לשלוח בסמס, אם זה דורש עבודה מעמיקה ובדיקות – נשלח את זה במייל).

לאחר מכן, ניכנס ל-“צור הודעה” על מנת לכתוב את תוכן ההודעה, שם נבחר את אחת התבניות, וננסח הודעה לנמען. אפשר כמובן להשתמש בפנייה אישית כדי להוסיף את הפרטים הרלוונטיים של איש הקשר, שימולאו על ידי המערכת, עבור כל איש קשר שיגיע להתראת המנהל.

לא רק לארגונים גדולים

מתי זה יכול להתאים? בכל סיטואציה שדורשת מהעסק ליצור קשר עם הלקוח, או לקבל התראה על פעילות שיכולה להיות משמעותית. 

הנה כמה דוגמאות למקרים שבהם תוכלו להשתמש בהתראת מנהל:

נטישת תשלום – לקוח שנטש דף סליקה באמצע התהליך, המערכת תזהה את הנטישה (בהתאם להגדרה שלנו באוטומציה), ותקפיץ התראת מנהל לעובד הרלוונטי שייצור קשר לבירור.

סיום הרשמה – לקוח שנרשם ואנחנו צריכים לתת לו פרטים, לקבוע איתו פגישה וכיוב’, בסיום ההרשמה המערכת תקפיץ לנו התראת מנהל ליצירת קשר לאחר סיום הרישום.

חזרה לאיש קשר תלוי אזור – נניח שיש לי מספר קבוצות בארץ, ואני רוצה שמנהל אזור ייצור קשר עם מתעניינים, אפשר להגדיר תנאים שבודקים ברצף את אזור המגורים של המתעניין, ולהקפיץ התראה למנהל הרלוונטי שיחזור אליו.

שליחת חומר ללקוח – לאחר לחיצה על בקשת חשבונית או קבלה בדף הנחיתה, תוקפץ התראה למנהל חשבונות מחוץ לארגון (במייל או סמס), ובו פרטי הלקוח והבקשה שלו.

לסיכום, שימוש נכון בהתראת מנהל יכול לעזור לכם לייעל את העבודה בעסק באופן משמעותי, אז אם עדיין לא יצא לכם לנסות – זה הזמן להתחיל. רק אל תשכחו לחזור ולספר לנו איך הלך.