סיפור ההצלחה של Smoove וחברת קוקה קולה (מבית קבוצת החברה המרכזית)

סיפור הלקוח של קבוצת החברה המרכזית הוא דוגמה מצוינת כיצד לייעל תהליך פנים ארגוני באמצעות מערכת האוטומציה Smoove  ואנחנו שמחים וגאים לשתף אותו עימכם.

רקע

מכללת מפגשים היא מוסד פנים ארגוני, מתקיימים בה קורסים מקצועיים לעובדי קבוצת החברה המרכזית (קוקה-קולה, נביעות, קרלסברג, טרה, תבור ופריגת) מקורסים ניהוליים ועד לאוריינות טכנולוגית (קורסי אופיס וכו’).

האתגר

תהליך ההרשמה לקורס לפני העבודה עם Smoove התנהל על בסיס תקשורת בין אישית (דואר אלקטרוני, טפסי הרשמה, טבלאות אקסל) בין מנהלי ההדרכה למנהלים ולעובדים שניגשו אל הקורסים השונים. ניהול כמות גדולה של קורסים מקצועיים בשנה מול חברות בת רבות, מצריך אדמינסטרציה וניצול של כוח אדם ומשאבי אנוש.

מכאן נוצר הצורך למצוא פיתרון אוטומטי שיכניס את כל תהליך הרישום תחת קורת גג אחת, ויבצע את הפעולות שחוזרות על עצמן בכל רישום לקורס באופן אוטומטי.

הפיתרון

יצירת תהליך רישום במערכת האוטומציה Smoove

פירוט התהליך

התהליך מתחיל לאחר שמנהלות ההדרכה בכל אחת מהחברות שולחות לרשימות עובדים טופס הרשמה לקורס.

העובד מזין את מספר העובד שלו בטופס ההרשמה וזהו הטריגר לתחילת התהליך. לאחר מכן העובד נכנס באופן אוטמטי לרשימת משתתפי קורס, ובמקביל נשלח לו מסרון עם פרטי הקורס, תאריך ושעה.

יום לפני מועד תחילת הקורס נשלח לעובד מסרון עם קישורית לסילבוס הקורס, וכפתור Waze שיתחיל ניווט אל הכתובת בו יתקיים הקורס. יום אחרי שהקורס מסתיים נשלח משוב אל העובד במסרון:

מטרת המשוב היא בראש ובראשונה לקבל את חוות דעתו של העובד, ושנית לקבל אינדיקציה האם העובד אכן השתתף בקורס. במידה והעובד מסמן שאינו השתתף התהליך נעצר.

במידה וכן נשלחת התראת מנהל שמיידעת את מנהלו האישי של העובד שאכן השתתף בקורס, העובד יקבל אל תיבת המייל שלו מכתב תודה על השתתפותו בקורס, וחומר מקצועי שמסכם את החומרים שהועברו.

שרטוט התהליך במערכת:

תוצאות

• חווית משתמש- לאורך כל התהליך העובד מרגיש שיש יד בטוחה שמובילה אותו ומספקת לו בתזמון מדוייק ובכל שלב את הפרטים ואת המידע הנדרש באופן ישיר וללא מאמץ מצידו.
• חיסכון בזמן וכוח אדם- התהליך מאפשר למנהלים המקצועיים ולמנהלי ההדרכה להשתחרר מהמעקב אחר תהליך הרישום, ומתכתובות שכעת מערכת האוטומציה מספקת.
• מעקב צמוד- כל הנתונים נמצאים באותו מקום, ובכל זמן נתון ניתן להיכנס למערכת  ולקבל תמונת מצב ברורה ומלאה, על כמות הנרשמים, מועדי הקורס וכו’.

השורה התחתונה

שוב מערכת האוטמציה מוכיחה שהיא רבת פעלים ומי שישכיל להשתמש ביכולותיה יוכל למצוא בודאי גם פיתרון אוטומטי לתהליכים פנים ארגוניים שכיום מתבצעים בידי אדם. העניין הוא לזהות אצלך בעסק את הפעולות שחוזרות על עצמן, בהן מתבצעת תקשורת בין אישית באמצעות תכתובות או מסרונים ולשאול את עצמך (ואותנו), האם אתה חייב להמשיך לעשות זאת בעצמך ואיזה פיתרון מערכת האוטומציה יכולה לייצר עבורך.

חברות גדולות בעלות תהליכים פנים אירגוניים מורכבים? אנחנו פה כדי לסייע לכן, ובענק!