שימוש בפורטל הקורסים ואוטומציות לניהול פנים ארגוני

גוף המנהל מספר גדול של עובדים ומחלקות נדרש לא פעם לקיים משובים, נהלי עבודה, הנחיות בטיחות תקופתיות או נהלי מניעת הטרדה עליהם נדרשים העובדים לעבור, למלא, לחתום או לאשר כי קראו והבינו. לעיתים יהיה צורך לקיים בחינות תקופתיות – בעיקר בתחום הבטיחות והגהות בעבודה.

על רוב התכנים האלה אמונה בדרך כלל מחלקת משאבי האנוש, המנהלת סבבים ע"פ תקופה קבועה (אחת לחצי שנה למשל), ותק העובד (משוב לאחר כמה חודשים), תפקיד בו יש צורך להכיר את הנהלים הפנימיים של הארגון – או עדכון נוהל חדש שצריך שכלל העובדים יכירו.

ולמה אני מציין את הדברים האלה? כי את כולם, ללא יוצא דופן, ניתן לנהל בפורטל הקורסים של מערכת smoove – ואפילו בצורה אוטומטית!

בואו ניזכר מהו הפורטל ואיך הוא בנוי

הגדרות הפורטל

כאן נגדיר את שם העסק, תיאור כללי, אתר ולוגו. מכיוון שמדובר בפורטל פנים ארגוני, הפרטים הללו אינם קריטיים לצורך שיווקי, אלא יותר לצורך מיתוג מעסיק פנימי.

הפרטים החשובים יותר הם, האם הגישה לפורטל דורשת סיסמה (אותה ננפיק לעובדים שלנו אוטומטית), מה הקישור אליו נפנה אותם – וכמובן האם הוא פעיל או לא פעיל. אחרי שביצענו את הפעולות הפשוטות הללו – נוכל להתקדם.

עיצוב עמוד הבית

כאן נוכל להגדיר ולעצב את "דף הבית" שלנו. הוא למעשה השער הכללי של הפורטל.

נוכל לרשום כללים עיקריים, טלפונים חשובים, קישורים וכו', וכל מי שיכנס לפורטל יראה את המידע הזה, ללא קשר לסוג התוכן או הקורס אליו הוא רשום.

קורסים דיגיטליים

מכאן אנו עוברים ל"קורסים" עצמם. במקרה של פורטל ארגוני, נציב את התכנים המתאימים לארגון, למשל:
חוזר מנכ"ל על בטיחות וגיהות, נהלי עבודה כלליים, נהלי עבודה רלוונטיים לכל מחלקה, נהלי מניעת הטרדות מיניות – ואפילו לוח מודעות על פעילויות הארגון השוטפות – בקיצור מה שמתאים לתרבות הארגון שלנו.

אותם "קורסים" – ניתנים לחשיפה ע"פ הרשימה הרלוונטית (שיוך לרשימה) בה נמצא איש הקשר שלנו (במקרה הזה – העובד שלנו), ואנו יכולים לשייך או להסיר את אותו עובד הן בצורה ידנית והן בצורה אוטומטית.

ה"קורס" עצמו מורכב מדף שער, הדומה לדף השער הכללי עליו דיברנו קודם, ומרשימת שיעורים. לדוגמה, בקורס "נהלי בטיחות וגיהות" -
דף השער של הקורס יציג את רשימת התכנים שהקורס מכיל, הנחיות חשובות בנושא מבחנים שיצטרכו לעבור בסיום וכיוב'. ואילו דפי השיעורים עצמם, יציגו בכל פעם נושא אחר – בטיחות בחשמל, בטיחות בדרכים, בטיחות ב... הבנתם את הרעיון.

לאחר שהגדרנו את שם השיעור – נמלא אותו בתוכן לפי חלוקה לפרקים:

הוספת בחינה בסיום קורס

כאן מגיע החלק הטוב בכל התהליך הזה – עד עכשיו, היינו יכולים לשלוח לעובד קובץ word או PDF עם שאלות בנושא הקורס, אבל כאן אנחנו יכולים לשלוח את העובד שלנו למבחן מעבר (כן, גם אם מדובר במבחן פשוט שהוא חייב לעבור).

בימים אלה המחלקה הטכנית של smoove עובדת על פיצ'ר שיאפשר מבחנים ישירות בתוך המערכת – אך עד שהפיתוח יסתיים, ישנו פתרון אחר ופשוט לא פחות – הפניה לדף סקר/נחיתה המכיל את פרטי העובד (מייל לפחות), את שמו, ואת השאלות של המבחן, לדוגמה -

מה עושים עם התשובות? איך בודקים עם העובד עבר את המבחן או שאולי יידרש לעבור את הקורס מחדש?

כאן נכנס תהליך אוטומטי שיכול להראות כך:
א. לכל תשובה יינתן ציון – נגיד מ-0 עד 2 (0 נכשל – 2 עבר)
ב. למבחן יהיה ציון כללי שיקבע האם העובד עבר או לא
ג. האחראי הרלוונטי יקבל עדכון על ציוני העובדים שלו
ד. העובד יופנה ללמידה נוספת או יעודכן כי עבר את המבחן בהצלחה, ולכם יהיה תיעוד ארגוני שזה אכן מה שקרה

וכך זה ייראה באוטומציה:

1. מציבים שני טריגרים - בהתאם לתשובת הלקוח לשאלה #1 (השדה האישי הרלוונטי מתעדכן בהתאם לתשובה) 
2. פעולה במידה והתשובה נכונה – העלאת ערך השדה האישי שהקמנו מראש (מסוג מספר) ב-1
3. פעולה במידה והתשובה לא נכונה – לא נשנה את ערך השדה.
4. המתנה של כמה דקות - כדי שסך כל הציונים מכל השאלות יעודכנו.
5. בדיקת סטטוס - כאן בעצם נבדוק את סה"כ הציון שהצטבר לעובד בערך השדה האישי.
6. שליחת מיילים - אם קיבל ציון עובר, יישלח אליו מייל שעבר בהצלחה, ואם לא עבר, יישלח אליו מייל 'נסה שנית' עם קישור לשיעור / קורס / נושא הרלוונטי.
7. התראת מנהל - במידה ויש ליידע את האחראי על עובדים שלא עברו / עברו את הבחינה, נוסיף התראה שתשלח את המידע למנהל הרלוונטי. 

אישור לאחר קריאת נהלים

בואו נדבר על נהלי ארגון שצריך לקרוא ולאשר, איך עושים את זה? כאן ניתן להיעזר בשני כלים -
1. דף "קורס" המכיל את תוכן ההנחיות, והפניה לדף נחיתה המכיל טופס ובו יהיה שדה מסוג כן / לא, עם הכותרת - "אני מאשר שקראתי".
2. שימוש בשדה מסוג "חתימה" – אחד השדות שאולי טרם הכרתם אך יודע לשרת לא מעט צרכים ומאפשר לנמען/עובד פשוט לחתום עם האצבע או העכבר על המסך, וחתימתו תשמר בכרטיסיית הלקוח שלו:

*חשוב לציין כי זה שדה שיש להוסיף עליו תשלום. 

תרחיש פרקטי למסע עובד שינוהל באמצעות smoove

1. עובד מצטרף לארגון.

2. כשלב ראשון נפתח עבורו במערכת כרטיסיית לקוח/עובד

3. מיד עם הרשמתו – יקבל העובד שם משתמש (המייל שלו) וסיסמה (אותה יוכל לשנות בכל עת) לממשק הארגוני

4. עם הגעתו יקבל מייל "ברוך הבא" עם כלל המידע שהוא צריך כגון אנשי קשר חשובים, נהלים, מסמכים וכו'

5. לאחר כשבוע – יקבל את יתרת התכנים – בטיחות וגיהות, הטרדות, וכו'

6. כאמור – במידה ועבר את המבחן (הקל) יעודכן התאריך הבא לעוד שלושה חודשים או יותר, בהתאם לנוהל

7. עדכונים שוטפים, מידע רלוונטי ונהלי עבדוה שוטפים הקשורים למחלקה שלו – תמיד יהיו נגישים לו בפורטל

8. לאחר כשלושה חודשים או יותר – ישלח לו זימון לשיחת חתך

וכן הלאה וכן הלאה, תלוי בסוג הארגון והתרבות הארגונית שלו (מישהו אמר משהו על אירועים, חגיגות ובחירת מתנות לסוף שנה? אפשרי בהחלט – באותו ממשק!).

כל זה נעשה ומנוהל אוטומטית לחלוטין, בהתאם לטריגר תאריך וזמן – החל מרגע הרשמת העובד, דרך כמה זמן עבר מאז תחילת עבודתו.

נותן לכם כיווני מחשבה כארגון המנהל עובדים? יש לכם רעיונות נוספים? צרכים אחרים שלא הוזכרו כאן? שתפו אותנו בתגובות, הכל בר-ביצוע!

תנו למערכת לעשות עבורכם את העבודה הקשה – אתם? רק תנהלו 😊